CONHECENDO O SIGEM

 

Reconhecidamente um dos melhores programas para agencias de telemensagens, o SIGEM - Sistema Gerenciador de Mensagens, esta conquistando a simpatia dos usuários e o mercado Brasileiro.

Com uma interface voltada para a praticidade e facilidade operacional, o SIGEM incorpora uma gama de recursos, que a cada dia vão se aprimorando, e cada vez mais novos recursos são acrescentados com o objetivo de atender as necessidades dos usuários na oferta de serviços.

Após instalação e execução pela primeira vez o primeiro contato do sistema com o usuário é através da tela abaixo, que deverá ser preenchida pelo usuário com os dados exigidos pela mesma.

Gostaria entretanto de chamar atenção para o correto preenchimento principalmente dos campos: Empresa, Administrador e senha, uma vez que o nome da empresa não pode ser alterado posteriormente, e sem nome do administrador e a senha será impossível entrar no sistema.

Para entrar no sistema o usuário deverá identificar-se como forma de controlar o acesso e a integridade dos dados evitando assim que pessoas não autorizadas alterem  informações nos cadastros do sistema. Veja tela Abaixo:

.

Obs: O usuário terá os recursos liberados de acordo com o que foi especificado no momento do seu cadastro no sistema pelo administrador.

Se errar a senha por três vezes consecutivas o sistema da por encerrada a sessão, registrando em arquivo uma tentativa frustrada de entrar no sistema.

Após digitação correta do usuário e senha a tela principal do sistema será apresentada conforme mostrado abaixo.


Na tela acima encontramos: uma barra de titulo onde podemos ler "ALÔ MENSAGEM", uma barra de MENU onde encontramos as opções: Arquivo, Mensagem, Financeiro, Manutenção, Janela, Sobre. Logo Abaixo da barra de menu  temos a Barra de Ferramentas, que é um atalho para alguma das opções encontradas no Menu. Passando o mouse por sobre esta barra e obtemos informação sobre o que cada opção pode fazer por você.

O centro da tela onde encontramos o logotipo da empresa ALÔ MENSAGEM, pode ser personalizado com o logotipo da sua empresa, basta criar ou alterar o arquivo SIGEM.BMP localizado na pasta do sistema.

No Rodapé encontramos a situação das teclas CAPS LOOK, INSERT E NUM LOOK e logo em seguida o nome do usuário que deu entrada no sistema, para o qual será feito registros de atividades no arquivo de nome 'sigem.log' localizado na pasta do sistema, e que deve ser analisado e excluído periodicamente pelo proprietário do sistema, agora também com a localização do Modem caso encontrado e compatível com o sistema.

 
 

Como cada telemensagem tem valores e preços diferentes, aconselho que a primeira coisa a ser realizada é a configuração dos parâmetros utilizados e que podem ser encontrados na tela representada pelo ícone de um note book na barra de ferramentas ou através da opção de menu ARQUIVO/PARÂMETROS.


 

 

O primeiro parâmetro refere-se ao grupo e subgrupo dentro dos quais as mensagens deverão ser cadastradas, como forma de facilitar sua localização no momento da seleção para o cliente.

Para acrescentar um grupo basta clicar no botão com figura de uma agenda com o lápis, após digitado o nome do grupo basta clicar no botão com a figura de um disquete.

Para acrescentar um subgrupo, posicione-se no ultimo subgrupo da lista e digite a tecla ENTER. Uma linha em branco ira surgir abaixo deste ultimo subgrupo, bastando agora digitar o nome do subgrupo desejado e teclar ENTER. Repita este processo para todos os subgrupos desejados e quando não mais quiser entrar com subgrupos, deixe a ultima linha em branco e tecle ENTER para finalizar o processo.

Gostaria de chamar atenção neste cadastro para o campo "subgrupo - fundo musical padrão" - Estecampo poderá ser utilizado para a seleção de um fundo musical padrão para cada subgrupo do grupo selecionado, como forma de automatizar a utilização de mensagens sem fundo musical. Logo toda vez que for selecionada uma mensagem sem fundo do subgrupo para o qual foi definido um fundo musical padrão o sistema fará a mixagem automática  da mensagem com o fundo, sem no entanto impedir que o usuário selecione o fundo da preferência do seu cliente.

Outro detalhe importante e que gostaria de chamar a atenção são para os parâmetros da guia Valores Padrões. Valores estes que se preenchidos incorretamente, fará com que o sistema cometa alguns erros de gravação, cálculo e localização de determinados dados. Veja tela abaixo com detalhes:

Pedidos para mensagens ou desconto - Este valor representa o numero de mensagens passadas pelo cliente que lhe dará direito a uma mensagem local grátis ou ao porcentual de desconto quando o valor digitado no campo Desconto for diferente de zero.

Dias para Cobrança - Numero de dias concedido ao clientes para que o mesmo pague o pedido, contados à partir da data de emissão da mensagem.

Nome da Empresa - Campo meramente informativo do nome da empresa. Nome este digitado quando da execução do sistema pela primeira vez.

Slogan do Recibo - Como o próprio nome já diz é o Slogan da empresa, que na impressão do recibo sai logo abaixo do nome da empresa.

Telefone / Mascara - Campo do telefone tronco da empresa, e a mascara de apresentação da região.

Pasta do fundo Musical - Uma vez informada está será a pasta padrão utilizada pelo sistema para procurar por fundo musical no computador.

Pasta para Gravação - Pasta onde serão armazenadas todas as gravações com a voz do cliente.

Centro de Custo - Crédito - Centro de custo padrão onde serão computados todos os créditos oriundos do recebimento de mensagens ou serviços.

Centro de Custo - Débito - Centro de custo padrão onde serão computados todos os débitos do pagamento de comissões ao sistema de cobrança.

Recibo - Linha de texto 1,2,3 - Linhas de texto impressas no recibo para divulgação de mensagens diversas aos clientes da agência.

 

 

CADASTRO DE CLIENTE

 
 

 

Na tela de cadastro do cliente encontramos uma Barra de Ferramentas especifica deste cadastro, onde basta passar o mouse em cima de cada ícone para obter informações sobre cada opção.

Ao entrar na tela de cadastro pela primeira vez o sistema mostra apenas a lista de clientes que realizou um pedido de mensagem no dia em questão, logo a mesma pode estar vazia, se no dia ainda não foi feito nenhum pedido.

Caso deseje procurar por algum cliente em particular basta utilizar  a Filtrar da Barra de Ferramentas e seguir as instruções do sistema.

Para alterar ou visualizar as informações cadastrais de um cliente, basta dar dois clicks com o mouse sobre o cliente desejado. Veja tela abaixo:


CONSULTANDO OU ALTERANDO DADOS DO CLIENTE

 

 

Como pode ser observado podemos digitar até dois endereços de cobrança para cada usuário, o Endereço Residencial e o endereço comercial, observando que o endereço para cobrança, é aquele que estiver selecionado, no campo Cobrança, que no exemplo acima, o Residencial.

O cliente pode estar cadastrado em uma posição de ativo, Inativo ou bloqueado. O cliente inativo é aquele cliente que para a agência falta algum tipo de informação cadastral ou se deseja transmitir alguma observação para o operador no momento em que o cliente for fazer um pedido. Já o cliente bloqueado é o cliente que certamente deixou de pagar alguma mensagens e que portanto além de torná-lo inativo o seu nome vai para a lista negra interna como forma de evitar que o mesmo passe mais alguma mensagem e caso não pague a mensagem pode inclusive ser enviado para a lista negra nacional que esta sendo implantada neste site como forma de evitar que este cliente mal pagador, passe mensagens em outras agência, forçando-o assim a pagar o que deve.

A lista Negra será distribuída para outras telemensagens que utilizam o mesmo sistema através deste site na opção do menu principal Downloads onde poderá ser encontrada dividida por estado e municípios, como forma de facilitar a distribuição das mesmas, ou consultada on-line através da opção Lista Negra.

Obs: Esta opções só poderão ser utilizadas por usuários cadastrados no site.


CADASTRO DE MENSAGENS
 

 

 

O funcionamento do cadastro de mensagens é similar ao cadastro de clientes, mudando apenas os nomes dos campos. As mensagens mostradas na primeira vez que entramos neste cadastro, são as que foram utilizadas em algum pedido de mensagem do dia. Logo se não foi passada nenhuma mensagem a tela estará vazia. O método para localizar qualquer mensagem é semelhante ao realizado no cadastro do cliente. O usuário poderá localizar a mensagem ou grupo de mensagens que desejar através das opções de localização ou filtragem de registros.

Para alterar ou consulta um determinado cadastro basta clicar duas vezes com o mouse sobre a mesma, que uma outra tela será aberta e a mensagem começará a tocar de forma à permitir ao usuário alterar o grupo ou subgrupo dentro do qual a mensagem foi cadastrada, sua descrição ou qualquer outra informação pertinente à mesma. Veja na tela abaixo.
 

CONSULTANDO OU ALTERANDO REGISTRO DE MENSAGEM

 

 


Gostaríamos de chamar atenção sobre algumas características especificas deste cadastro:

1 - O cadastro de grupos comentado posteriormente, deverá ser realizado antes de entrar no cadastro de mensagens, senão, não aparece até fecharmos a tela de cadastro através do X no canto superior direito.

2 - O cadastro de subgrupo, também comentado posteriormente poderá ser realizado em qualquer momento, mas caso já tenhamos selecionado o subgrupo na tela de cadastro de mensagens, deveremos voltar a seleciona-lo para que surta efeito.

3 - A primeira mensagem de uma pasta deverá ser selecionada através do botão localizado a direita do campo nome do arquivo com o icone .

 Após seleção da primeira mensagem da pasta as demais serão ao lado na lista de mensagens na pasta, onde basta dar dois clicks com o mouse sobre o nome de uma mensagem para que possamos cadastrá-la. O sistema irá perguntar se desejamos cadastra-la,  ou se já estiver cadastrada mostra todos os dados de cadastro da mesma e inicia o toque da mensagem, e permite alterações quando necessário.

Para toda mensagem utilizado em pedido de mensagens o sistema nos fornecerá uma lista dos clientes que a utilizaram em um pedido de mensagem, e a situação financeira dos mesmos.
 

SELECIONANDO UMA MENSAGEM PARA PEDIDO
 

 

 

 

Depois das mensagens cadastradas e de alguns parâmetros que ainda vamos ver, O processo de atendimento ao cliente começa na tela acima, que funciona em substituição ao aparelho de som. só que com as vantagens da informática. É nesta tela que iniciamos o atendimento ao cliente, e damos prosseguimento para o cadastro do cliente, indo para o pedido.

Dividida em cinco áreas distintas, devemos entender que:

1 - A primeira é a área de seleção da situação informada pelo cliente,  dividida em Grupo e Subgrupo.

2 - A segunda é a lista de mensagem existente de acordo com a situação escolhida no item 1.

3 - A terceira é a área das mensagens que o cliente já ouviu, com todas as opções de volume da mensagem, volume do fundo musical, fundo musical e intervalo de inicio da mensagem em relação ao fundo. Tudo armazenado em memória para dar mais rapidez no atendimento e facilitar a utilização e a mixagem da mensagem com o fundo musical.

4 - A quarta área é a da seleção do fundo musical que certamente só estará disponível para as mensagens cadastradas que não tenham fundo musical.

5 - A quinta área é a de volumes, do fundo musical, da mensagem e volume geral, e que certamente será pouco utilizada, uma vez que o sistema faz este controle automático baseado no volume da mensagem determinado durante o seu cadastro.

Para iniciar uma mensagem com fundo musical, basta clicar duas vezes sobre á mesma. Agora para iniciar uma mensagem sem fundo musical, o usuário deverá primeiro selecionar o fundo desejado clicando duas vezes sobre o mesmo para começar a tocar*. Após o intervalo desejado o usuário deve clicar duas vezes sobre a mensagem, o que dará inicio ao processo de mixagem.

Obs: No cadastro de grupos e subgrupos pode ser definido um fundo musical padrão, para cada subgrupo, evitando assim a necessidade de selecionar um fundo musical ao iniciar uma mensagem sem fundo.

Ao clicar para iniciar a mensagem, automaticamente o volume do  fundo musical vai abaixar para um níveis determinado pelo sistema em função do volume da mensagem, e assim após o termino da mensagem o sistema irá novamente aumentar o volume do fundo musical para o nível de volume que a mensagem estava tocando.

Se o cliente quiser ouvir outra mensagem com o mesmo fundo musical, basta clicar duas vezes sobre uma nova mensagem, que o sistema iniciará automaticamente o fundo musical escolhido anteriormente, obedecerá o intervalo de tempo já determinado para a primeira mensagem, para só então iniciar a mensagem selecionada.

Se após ouvir varias mensagem o cliente quiser ouvir, uma das mensagens anteriores, basta clicar duas vezes sobre a mensagem na lista de mensagens ouvidas. A mensagem será ouvida exatamente como da primeira vez.  Agora se o cliente quiser ouvir uma mesma mensagem, mas com outro fundo musical, então devermos selecionar um outro fundo e determinar um novo intervalo de tempo para dar inicio a mensagem.

Após a seleção da mensagem pelo cliente, o sistema SIGEM oferece duas opções para o cadastro do pedido. A primeira opção é a através do botão CADASTRO que é forma convencional, já a segunda opção SENHA será utilizada se o cliente adquiriu ou ganhou um cartão mensagem.

Na opção CADASTRO como o próprio nome já sugere deveremos cadastrar o cliente pedindo-lhe o nome, telefone e endereço completo para cobrança, que pode ser residencial ou comercial.

Já na opção SENHA o usuário pedirá apenas a senha localizada no cartão mensagem comprado pelo cliente em algum ponto de venda, que será informado pelo sistema logo após a confirmação e aprovação da senha pelo sistema.

Veja na tela a seguir.
 

CADASTRO DO CLIENTE PARA PEDIDO
 

 

 

 

Normalmente todo o cadastro de cliente, é feito através da tela acima, dando seqüência para o pedido, o que portanto gostaria de chamar a atenção para algumas particularidade deste cadastro.

E sempre bom verificar se o cliente já esta cadastrado, para isto basta digitar apenas o primeiro nome e mandar o sistema localizar os clientes com aquele nome, clicando   na figura ao lado do campo.

Obs: Atenção para palavras acentuadas exemplos: josé e jose, são pessoas diferentes para o sistema.

Durante o tempo que o cliente esta ouvindo a mensagem, o usuário poderá tentar localizar o mesmo através do numero do telefone mostrado no bina, basta digitá-lo no campo de telefone Residencial que o sistema se encarregará de procurar pelo numero onde quer que ele tenha sido digitado no cadastro.

 Ao cadastrar um novo cliente, Digite o nome do mesmo e no campo designado para a Rua/AV. digite sempre de forma completa as palavras Rua, Avenida ou Travessa, etc, e em seguida o nome relacionado, Pois assim foi realizado o cadastro de CEP, e assim você poderá mandar o sistema localizar o que evitará erros no preenchimento e a redundância dos dados. Ao localizar a rua o sistema preenche os demais campos referente ao CEP automaticamente. Caso o cliente saiba o CEP basta digitá-lo que os demais campos serão preenchidos automaticamente.

Uma vez localizado ou cadastrado um novo cliente, basta apertar o botão de titulo continuar, que o sistema ira para a parte final, que é o preenchimento da folha de pedido, veja na tela abaixo.
 

FINALIZAÇÃO DO PEDIDO APÓS CADASTRO DO CLIENTE

 


 

 

O passo seguinte ao cadastro de pedido inicia-se nesta, com o nome do cliente cadastrado anteriormente, agora basta seguir com a tecla ENTER, e preencher os campos requisitados pelo sistema.

Chamamos atenção para os seguintes detalhes:

1 - Logo abaixo do campo finalização podemos encontrar dois botões com os textos "Ler Finalização" e "Gravar Finalização". Estes botões serão utilizados com o nome já diz, para gravar o texto de finalização quando percebemos que o mesmo é bonito e que vale a pena guardar, ou Ler finalização numa situação, em que o cliente nos peça uma sugestão.

2 - Uma outra particularidade nesta tela é que o sistema permite fazer a gravação da voz do cliente como mensagem finalização, serviço este cada vez mais procurado. Mas para poder gravar a voz do cliente é preciso primeiro gravar o pedido, pois só assim os botões de inicio de gravação ficam liberados.

Uma vez gravado o pedido, basta clicar no botão com a figura de uma porta aberta para voltar para a tela de seleção de mensagens, já em posição e pronto para receber uma nova ligação.

CADASTRO DO PEDIDO COM SENHA

 

Como pode-se ver na tela acima no cadastro do pedido com cartão mensagem, feito através da opção senha, não é necessário o cadastramento do cliente, o mesmo terá apenas que fornecer a senha existente em seu cartão, que com certeza foi adquirido em algum ponto de venda, ou ganhou de brinde de alguma promoção, ou outro tipo de patrocínio que a agência de telemensagens tenha bolado.

O grande lance neste tipo do serviço é que o cliente poderá utilizar o cartão para qualquer tipo de serviço em que valor dos créditos permita, ou seja: digamos que uma agência tenha confeccionado o cartão de forma que permita ao seu cliente passar duas mensagens locais no valor de R$ 4,00 ou uma mensagem interestadual no valor de R$ 8,00. A mensagem para celular custa R$ 7,00 reais, logo o seu cliente poderá utilizar o seu cartão para passar uma mensagem para celular, ficando assim com um crédito no cartão de R$ 1,00, que a agência fará questão de informa-lo que o mesmo poderá utilizar este crédito na somando com outro cartão. Logo, o cliente sabendo que tem um real de crédito no cartão não vai querer jogar fora, logo deverá comprar outro cartão como forma de aproveitar o crédito. Nesta cirando a agência poderá faturar muito com o passar do tempo.

O cliente poderá utilizar quantos cartões sejam necessários para completar o valor do serviço desejado, conforme pode ser visualizado na tela acima.

Deverá ser avisado ao cliente que os créditos serão descontados do(s) cartõe(s) somente depois de concluído com sucesso o serviço e portanto o mesmo não deve jogar os cartão fora.


TELA DE ENVIAR MENSAGEM
 

 


 

 

Na tela de enviar mensagens, poderemos observar que os pedidos estão organizados cronologicamente por data e hora de envio e ainda por quem pediu primeiro, sendo assim o primeiro da lista devera ser o primeiro a ser enviado, mas isto não impede do usuário do sistema enviar o pedido que quiser, basta posicionar o cursor em cima do nome do cliente que desejada enviar a mensagem.

Gostaria de chamar à atenção para alguns detalhes sobre esta tela:

1 - Para localizar um cliente especifico, clique duas vezes com o mouse na área de clientes.
2 - Para cancelar um pedido o usuário deverá dar uma justificativa que ficará registrada no sistema.
3 - Para registrar uma ocorrência de insucesso, basta clicar no botão equivalente e digitar a mesma.
4 - Se a finalização for com a voz do cliente o botão Play localizado acima do botão Fechar ficara ativo.
5 - A finalização tanto pode ser gravada nesta tela, ou re-gravada com confirmação.
6 - Os dados do cliente origem não podem se alterado nesta tela.
7 - Sempre que uma mensagem não tiver fundo um dos controle de volume estará desabilitado.
8 - Mensagens enviadas não podem ser vistas nesta tela.
 

TELA MANUTENÇÃO E BAIXA DOS RECIBOS
( MENSAGENS ENVIADAS)
 

 

 

Através da tela de mensagens Enviadas podemos,  informar ao cliente a data e hora que sua mensagem foi enviada, Mostrar ao mesmo a gravação da reação feita ao termino do envio do mensagem, alterar algumas informações do pedido tais como: preço, grau parentesco, e data e hora da cobrança, registrar as ocorrências de cobrança, passar o recibo para o serviço de cobrança, ativar ou desativar impressão de recibos ou dar  baixa nos recibos como crédito. Veja na tela abaixo.

ALTERANDO SITUAÇÃO DOS RECIBOS

 

 

 

Através da opção recibo o usuário pode ativar e desativar impressão de recibos, passar recibos para o serviço de cobrança, fazer a devolução de recibos do serviço de cobrança e dar baixa nos recibos como crédito, o que vai gerar no financeiro um credito referente ao valor recebido e um débito referente ao valor pago como comissão.

 

  O sistema SIGEM - Sistema Gerenciador de Mensagens, oferece uma serie de informações importante com base em sua base de dados. Em função disto é muito importante um cadastro coerente digitado de forma correta, e obedecendo os critérios do sistema.